Обучение сотрудников без отрыва от работы: как составить график для сменного персонала

Обучение сотрудников без отрыва от работы возможно, если заранее разделить сотрудников по программам, выделить время на занятия в каждой смене и отдельно запланировать обязательную практику. Доступ к онлайн-курсу решает вопрос поездки в учебный центр, но сам по себе не освобождает руководителя от планирования нагрузки и проверки результата.

Кратко

• Начните с перечня сотрудников, которым действительно требуется конкретная программа.
• Согласуйте учебные окна с руководителями смен до выдачи доступов.
• Не подменяйте практические занятия просмотром материалов на телефоне.
• Проверяйте не только факт входа в систему, но и завершение обучения, результат проверки знаний и необходимые документы.
• Оставьте резервное время для отсутствующих сотрудников и тех, кому потребуется повторная подготовка.

Почему свободный доступ к курсу не равен готовому графику

Онлайн-формат позволяет сотруднику учиться без поездки в другой город и ожидания общей даты начала группы. Но формула «курс открыт круглосуточно — проходите когда сможете» плохо работает в сменном коллективе.

После дневной смены человек может быть занят личными делами, после ночной — нуждаться в отдыхе. Во время работы у него может не оказаться ни спокойного места, ни устройства, ни устойчивого интернета. В результате доступы выданы, а к контрольной дате часть группы даже не начала занятия.

Рабочий график обучения отвечает на четыре вопроса: кто учится, по какой программе, в какое согласованное время и кто проверяет завершение. Для сменного персонала нужен ещё один ответ: кто выполняет текущую работу, пока сотрудник занят учебной задачей.

Что проверить до выбора дистанционного формата

Сначала определите вид обучения. Повышение квалификации, профессиональная переподготовка, обучение требованиям охраны труда, первой помощи и применению средств индивидуальной защиты регулируются разными правилами. Одинаковый способ выдачи доступа не делает их взаимозаменяемыми.

Для обучения по охране труда постановление Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464 допускает применение дистанционных технологий, но предусматривает исключения для отдельных практических занятий. В частности, навыки оказания первой помощи и применения СИЗ нельзя считать отработанными только потому, что работник посмотрел видео и прошёл тест. Формат каждого элемента программы нужно проверить до утверждения графика.

Статья 196 Трудового кодекса РФ предусматривает, что работодатель создаёт работникам необходимые условия для совмещения работы с получением образования. Поэтому при обучении по направлению работодателя время занятий и порядок совмещения с обязанностями следует заранее согласовать с кадровой службой и руководителем подразделения. Не стройте план на предположении, что обязательное для работы обучение сотрудники пройдут в свободное время.

Как составить график обучения сменного персонала

Удобнее планировать обучение по небольшим группам, связанным с конкретными задачами и сменами. Тогда отсутствие одного человека не лишает участок сразу всех подготовленных работников.

Шаг 1. Соберите исходные данные

В одной таблице укажите подразделение, должность, фамилию сотрудника, программу, основание для обучения, требуемый срок завершения, смену и руководителя. Отдельно отметьте отпуск, больничный, командировку и перевод на другую работу.

Не начинайте с массовой загрузки всего штата на один курс. Сначала проверьте, кому он нужен по выполняемым функциям. Для этого можно использовать матрицу обучения сотрудников.

Шаг 2. Разделите теорию, практику и проверку знаний

Для каждого курса запишите, какие части можно пройти дистанционно, какие требуют организованной практики и чем завершается обучение. Это особенно важно там, где практический навык влияет на безопасность работы.

Такое разделение помогает избежать типичной ошибки: в графике стоит дата итогового теста, а времени и ответственного за практическое занятие нет.

Шаг 3. Согласуйте учебные окна по сменам

Руководителю участка проще выделить несколько коротких учебных окон, чем одновременно отпустить всю бригаду. Запланируйте конкретные дни и интервалы, место занятий и доступное устройство. Укажите замещающего сотрудника, если без этого участок не может работать.

Продолжительность окна выбирайте по содержанию программы и условиям работы. Не сокращайте установленный объём обучения ради удобства сменного расписания: распределяйте его на подходящие периоды.

Шаг 4. Назначьте ответственного за контроль

У графика должен быть владелец: HR, специалист по охране труда или другой назначенный сотрудник. Он сверяет список слушателей, доступы, прохождение разделов, результаты проверки знаний и документы. Руководитель смены подтверждает, что согласованное время действительно было предоставлено.

Шаг 5. Заложите резерв

Человек может отсутствовать, столкнуться с технической проблемой или не пройти итоговую проверку с первого раза. Оставьте резерв до крайнего срока. Он нужен для реального завершения обучения, а не для изменения даты в отчёте задним числом.

Пример графика для двух смен

Допустим, на складе работают 24 сотрудника: по 12 в дневной и ночной смене. Из них 16 направлены на одну программу. Это условный пример планирования, а не универсальная норма по численности групп или длительности занятий.

Смысл таблицы — видеть весь путь сотрудника. Если напротив фамилии стоит только «доступ выдан», обучение ещё нельзя считать завершённым.

Какие показатели смотреть руководителю

Полезный отчёт показывает не только процент прохождения курса. Для управленческого решения нужны пять статусов:

1. Сотрудник включён в список и получил доступ.
2. Приступил к занятиям.
3. Завершил учебные материалы.
4. Прошёл предусмотренную практику и проверку знаний.
5. Получены и проверены необходимые результаты и документы.

Если группа отстаёт, сначала выясните причину. Возможно, у работников не было выделенного времени, доступ не открывался на рабочем устройстве или занятия совпали с пиком нагрузки. Напоминание не исправит проблему в графике.

Для обучения по охране труда отдельно сверяйте порядок фиксации результатов с применимыми требованиями постановления № 2464. Не смешивайте учёт такого обучения с передачей сведений о документах дополнительного профессионального образования в ФИС ФРДО: это разные процедуры.

Частые ошибки при обучении без отрыва от работы

Отправить ссылку и назначить крайний срок. Без согласованного времени сотрудники откладывают курс, а руководитель узнаёт о проблеме в последний день.

Одновременно направить всю смену. Формально группа набрана быстро, но участок остаётся без нужных людей. Делите слушателей на потоки с учётом производственной нагрузки.

Провести только онлайн-тест там, где нужна практика. Проверка ответов не подтверждает отработку действия руками. Практическую часть планируйте отдельно, когда она предусмотрена программой и правилами.

Считать выданный доступ завершённым обучением. У доступа, результата проверки знаний и документа разные статусы. Контролируйте каждый из них.

Не предусмотреть резерв. Отпуск, болезнь или неуспешная проверка знаний становятся срочной проблемой, если график составлен вплотную к крайней дате.

Частые вопросы

Можно ли обучать сотрудников полностью онлайн?

Это зависит от вида обучения и программы. Для части занятий дистанционный формат подходит; для отдельных практических элементов действуют специальные требования. До запуска проверьте, какие действия сотрудник должен выполнить лично и как будет подтверждён результат.

Обязательно ли останавливать смену ради обучения?

Не обязательно направлять всю смену одновременно. Составьте небольшие потоки, согласуйте учебные окна и замещение. При этом каждому работнику необходимо предоставить реальные условия для прохождения обучения.

Что делать, если сотрудник получил доступ, но не начал учиться?

Уточните причину вместе с руководителем смены: было ли выделено время, работал ли доступ, подходило ли устройство. Затем назначьте конкретное новое окно и проверьте начало занятий. Простая повторная рассылка ссылки часто ничего не меняет.

Когда считать обучение завершённым?

После выполнения всех предусмотренных программой этапов и оформления результата в применимом порядке. Просмотр материалов или выдача доступа сами по себе не подтверждают завершение обучения.

Источники

• Трудовой кодекс РФ, статья 196 — условия для совмещения работы с обучением.
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 — правила обучения по охране труда. Перед применением конкретной программы сверяйте действующую редакцию и отраслевые требования.

Кто подготовил статью

Материал подготовлен редакционным ИИ-агентом для «МодульКурс» на основе указанных источников. Пример графика является условным: состав программы и порядок обучения нужно проверять применительно к работам и должностям вашей организации.

Попробуйте платформу обучения сотрудников «МодульКурс»

На платформе «МодульКурс» можно подключить сотрудников к дистанционным программам и отслеживать их прогресс. При выборе программы уточните, какие занятия и проверки она предусматривает и как организуется практическая часть.

Посмотрите каталог курсов, перейдите к обучению и протестируйте платформу.

Для консультации по групповой подготовке сотрудников: 8 800 201 53 69.