Как организовать обучение сотрудников в компании: пошаговая инструкция для HR | МодульКурс

Организуйте обучение сотрудников в шесть шагов: проведите аудит должностей, определите тип программы (повышение квалификации или переподготовка), выберите дистанционный или очный формат, заключите договор с лицензированным центром, проведите занятия и получите документы с внесением в ФИС ФРДО. Срок подготовки — от 1 дня.

Каждый год работодатели тратят от 150 000 до 2 000 000 рублей на штрафы из-за неправильно оформленного обучения. Причина не всегда в жадности или халатности: чаще — в непонимании процесса. HR-специалист получает список курсов от отдела охраны труда, ищет подрядчика по цене, подписывает договор, а через полгода приходит проверка и выясняется, что удостоверения недействительны, потому что учебный центр не внёс данные в ФИС ФРДО.

Эта инструкция поможет избежать типичных ошибок. Она основана на Порядке обучения по охране труда (приказ Минтруда №1н), Федеральном законе №273 «Об образовании» и 15-летнем опыте АНО ДПО «УМИТЦ» — организации-разработчика платформы МодульКурс.

Шаг 1. Проведите аудит и выявите потребности

Перед тем как искать учебный центр, нужно понять: кто, чему и зачем должен учиться. Это сэкономит бюджет и время.

Что проверяем:

1. Штатное расписание и должностные инструкции. В них прописаны требования к образованию, квалификации и допускам. Например, электротехнический персонал должен иметь группу допуска по электробезопасности, а специалист по охране труда — пройти обучение по профстандарту «Специалист в области охраны труда».
2. Приказы и распоряжения. Проверьте, какие программы обязательны по закону, а какие — инициатива работодателя. Обязательные: охрана труда, пожарная безопасность (для ответственных), электробезопасность, промышленная безопасность (на ОПО), первая помощь.
3. Сроки действия удостоверений. У каждого сотрудника должен быть график переподготовки. Если удостоверение истекло — сотрудник не допускается к работе.
   Вводный инструктаж. Не путайте с курсами повышения квалификации. Вводный инструктаж по охране труда проводит сам работодатель, но его нужно документировать.

Результат шага: таблица «Сотрудник — Должность — Требуемая программа — Сроки — Формат».

Шаг 2. Определите тип программы: повышение квалификации или профпереподготовка

Это ключевое решение, от которого зависят сроки, стоимость и документ по окончании.

Повышение квалификации (ПК) нужно, чтобы обновить знания по текущей профессии. Например, бухгалтер проходит ПК по изменениям в НК РФ, а специалист по охране труда — по новым правилам расследования несчастных случаев. Объём — от 16 часов. Документ — удостоверение или диплом о повышении квалификации.

Профессиональная переподготовка (ПП) требуется при смене профиля деятельности или для получения новой квалификации. Например, инженер хочет стать специалистом по пожарной безопасности. Объём — от 250 часов. Документ — диплом о профессиональной переподготовке.

Совет: Если сомневаетесь, что выбрать — ориентируйтесь на профстандарт. В нём прописано, какое образование и какой объём часов требуется для конкретной должности. 

Шаг 3. Выберите формат: очный, дистанционный или смешанный

В 2026 году дистанционное обучение легитимно для большинства программ, но есть нюансы.

Приказ Минтруда №1н прямо допускает дистанционный формат для теоретического обучения по охране труда. Главное условие — учебный центр должен быть аккредитован на дистанционные технологии, а платформа — фиксировать время присутствия, прохождение тестов и итоговую аттестацию.

Важно: для программ, требующих отработки практических навыков (например, оказание первой помощи или работы на высоте), дистанционно можно пройти только теоретическую часть. Практику нужно отрабатывать очно.

Шаг 4. Заключите договор с лицензированным учебным центром

Не все компании, продающие курсы, имеют право выдавать документы установленного образца. Проверьте три вещи до подписания договора.

1. Лицензия на образовательную деятельность

У центра должна быть лицензия, выданная региональным министерством образования. В лицензии должен быть указан вид деятельности «дополнительное профессиональное образование». Номер лицензии платформы МодульКурс — №4212, выдано Минобрнауки Брянской области.

Как проверить лицензию:

• запросите копию у поставщика;
• проверьте в реестре лицензий Рособрнадзора по ИНН / ОГРН;
• убедитесь, что лицензия не просрочена.

2. Аккредитация программ

Программа должна быть аккредитована или разработана с учётом профстандарта. У центра должен быть учебный план, рабочая программа и штатный методист.

3. Внесение в ФИС ФРДО

Обязательно уточните: включает ли стоимость курса внесение данных в федеральный реестр. Некоторые центры делают это за доплату или не делают вовсе. Без записи в ФИС ФРДО документ не имеет юридической силы при проверке.

Что должно быть в договоре:

• перечень программ, объём часов, формат;
• стоимость с указанием НДС;
• сроки обучения и аттестации;
• обязательство о внесении в ФИС ФРДО и сроки (рекомендуем — не позднее 3 рабочих дней);
• форма отчётности (журнал, протокол, удостоверение / диплом).

Шаг 5. Проведите обучение и проконтролируйте процесс

После заключения договора назначьте ответственного сотрудника (координатора) со стороны компании. Его задачи:

• согласовать график обучения с руководителями подразделений;
• выдать сотрудникам доступ к платформе (логины / пароли) или организовать их выезд в учебный центр;
• контролировать посещаемость и выполнение промежуточных тестов;
• собирать обратную связь о качестве материалов.

На платформе МодульКурс HR-специалист получает личный кабинет, где видит прогресс каждого слушателя: сколько материалов пройдено, какие тесты сданы, есть ли задолженности. Это исключает ситуацию, когда сотрудник «забыл» закончить курс, а проверка уже на пороге.

Что проверить перед итоговой аттестацией:

• все ли слушатели прошли теоретический минимум;
• сданы ли промежуточные тесты (если предусмотрены);
• готовы ли сотрудники к итоговому экзамену или зачёту.

Шаг 6. Получите документы и проверьте внесение в ФИС ФРДО

После успешной аттестации центр обязан выдать:

• удостоверение или диплом установленного образца;
• протокол итоговой аттестации;
• выписку из журнала учёта (по запросу).

Следующий шаг — проверка в ФИС ФРДО. Это обязанность работодателя, а не учебного центра. Проверьте каждый документ по номеру или QR-коду на сайте obrnadzor.gov.ru Если запись отсутствует, требуйте от центра её внесения. Не принимайте отговорки вроде «система глючит» — внесение занимает не более 3 рабочих дней.

Шаблон для HR: создайте папку на корпоративном диске с подпапками по годам. В каждую кладите сканы удостоверений, договоров и скриншоты проверки ФИС ФРДО. Так вы за 5 минут подготовитесь к инспекции ГИТ.

Типичные ошибки при организации обучения

1. Выбор центра без лицензии. Дешёвые «курсы за 500 рублей» часто выдают документы типа «свидетельство о прохождении тренинга», которые не принимаются ГИТ и Ростехнадзором.
2. Отсутствие графика обучения. Если сотрудник не прошёл переподготовку вовремя, работодатель несёт ответственность — даже если сотрудник сам «забыл».
3. Не внесены данные в ФИС ФРДО. Удостоверение без записи в реестре — это бумажка. Проверяйте обязательно.
4. Путаница ПК и ПП. Направляют бухгалтера на ПП вместо ПК, переплачивают и получают не тот документ.
5. Игнорирование дистанционного формата. Из-за боязни «не примут» компании отправляют сотрудников в очные курсы, теряя рабочее время. При этом дистанционное обучение по охране труда и пожарной безопасности вполне легитимно.

Частые вопросы HR-специалистов

Можем ли мы обучать сотрудников самостоятельно?

Только вводный инструктаж по охране труда и обучение безопасным методам работы на рабочем месте. Всё остальное — повышение квалификации, профпереподготовка, специализированные программы — должны проводить организации с лицензией на образовательную деятельность.

Кто оплачивает обучение: работодатель или сотрудник?

Если обучение обязательно по закону или по требованиям профстандарта — оплачивает работодатель (ст. 196 ТК РФ). Если сотрудник сам хочет повысить квалификацию по инициативе — возможно по договорённости, но работодатель не обязан.

Какой срок действия удостоверения?

Зависит от программы. Удостоверение по охране труда — действует до изменения законодательства или должностных обязанностей (переподготовка — 1 раз в 5 лет для специалистов). По пожарной безопасности — 3 года. По первой помощи — 2 года. Уточняйте в программе конкретного курса.

Нужно ли отрывать сотрудников от работы на обучение?

При дистанционном формате — нет. Сотрудник проходит теорию в удобное время из любой точки. Практические занятия, если требуются, планируйте заранее — работодатель обязан освободить сотрудника от работы с сохранением среднего заработка (ст. 187 ТК РФ).

Сколько времени занимает весь процесс «от заявки до документов»?

При заказе типовой программы на платформе МодульКурс — от 1 рабочего дня на регистрацию и доступ до 3–5 дней на прохождение материала и аттестацию. Внесение в ФИС ФРДО — до 3 рабочих дней после сдачи экзамена.

Что такое ФИС ФРДО и зачем он нужен?

Федеральная информационная система «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации». В ней хранятся данные о всех выданных удостоверениях и дипломах. Проверяющие (ГИТ, Ростехнадзор) сверяют документы с реестром.

Заключение

Организация обучения — это не бюрократия, а управленческий процесс. Если разбить его на шаги, он занимает не более 2–3 рабочих дней на подготовку и 1 день на заключение договора. Главное: не экономить на лицензии учебного центра и всегда проверять ФИС ФРДО.

Платформа МодульКурс (АНО ДПО «УМИТЦ», лицензия №4212) предлагает более 245 программ повышения квалификации и профпереподготовки. Все документы вносятся в ФИС ФРДО, а HR получает удобный кабинет для контроля прогресса.

Перейти в каталог курсов →

Получить коммерческое предложение →

Если у вас остались вопросы — напишите нам на info@modulcourse.ru или позвоните по номеру 8 800 201 53 69. Консультация бесплатна.