Excel больше не справляется: как не утонуть в обучении персонала и собрать работающую матрицу курсов
14 мая 2026
Когда в компании 30 сотрудников, учет обучения еще можно вести в Excel. Когда штат растет, появляются филиалы, сменные графики, рабочие профессии, инженерно-технический персонал, руководители подразделений и подрядчики — таблица быстро превращается в источник риска.
HR видит одно: новые сотрудники вышли, но еще не распределены по обязательным курсам. Специалист по охране труда видит другое: у части работников скоро заканчиваются удостоверения, по кому-то уже наступила просрочка, а проверить всё вручную невозможно без ежедневной сверки десятков файлов.
В итоге даты теряются, ответственные спорят о версиях таблицы, обучение запускается «в пожарном режиме», а рабочее время уходит не на управление рисками, а на поиск актуальной информации. Для крупной компании это уже не вопрос удобства. Это вопрос управляемости, проверок и допуска персонала к работе.
Зачем работодателю матрица обучения
Обучение персонала — не формальность. Работодатель обязан организовывать подготовку работников в случаях, установленных ТК РФ и отраслевыми нормативными актами. Это касается охраны труда, пожарной безопасности, первой помощи, электробезопасности, промышленной безопасности, работ на высоте, перевозки опасных грузов, эксплуатации оборудования и других направлений.
Главная ошибка — назначать курсы «по шаблону» для всех. Работают не должности сами по себе, а должности в конкретных условиях труда. Поэтому матрица обучения должна учитывать:
- штатное расписание;
- трудовые функции;
- условия на рабочем месте;
- результаты СОУТ;
- профессиональные риски;
- используемое оборудование;
- требования отраслевых НПА;
- периодичность повторной проверки знаний.
Например, офисному специалисту может быть достаточно базового набора обучения по охране труда и первой помощи. Электротехническому персоналу потребуется электробезопасность. Работникам, выполняющим работы на высоте, нужен соответствующий допуск. Персоналу, связанному с опасными производственными объектами, — обучение и аттестация по промышленной безопасности. Водителям и специалистам по перевозке опасных грузов может потребоваться ДОПОГ.
Матрица нужна, чтобы жестко связать: должность — риск — обязательная программа — срок действия — ответственный — статус прохождения.
Пошаговая инструкция: собираем матрицу обучения без хаоса
Шаг 1. Проведите аудит должностей и рисков
Начните не с курсов, а с людей и рабочих мест. Возьмите актуальное штатное расписание и сопоставьте его с картами СОУТ. Важно увидеть не только название должности, но и реальные условия выполнения работы.
На этом этапе фиксируются:
- подразделение;
- должность или профессия;
- количество работников;
- наличие вредных или опасных факторов;
- работы повышенной опасности;
- оборудование и процессы, к которым есть доступ;
- необходимость допуска к специальным видам работ.
После этого должности можно разделить на группы: административный персонал, руководители, специалисты, рабочие профессии, ИТР, электротехнический персонал, водители, сотрудники ОПО, работники на высоте и другие категории.
Шаг 2. Сгруппируйте обучение по типам
Когда доступно 245+ программ, главная опасность — назначать обучение вручную и каждый раз заново разбираться, кому что положено. Чтобы избежать хаоса, программы лучше разложить по блокам.
Практичная структура матрицы:
| Блок обучения | Кому назначается |
| Охрана труда | Руководители, специалисты, работники по утвержденным программам |
| Первая помощь | Категории работников согласно требованиям работодателя и НПА |
| Пожарная безопасность | Ответственные лица и работники по программам противопожарного инструктажа |
| Электробезопасность | Электротехнический и электротехнологический персонал |
| Работы на высоте | Работники, выполняющие работы с соответствующими рисками |
| Промышленная безопасность | Персонал, связанный с ОПО |
| ДОПОГ | Водители и специалисты по перевозке опасных грузов |
| Экология, ГО и ЧС, ПТМ, БДД и другие направления | По функциям, рискам и отраслевым требованиям |
Задача HR и ОТ — не запомнить все 245+ программ, а создать правила назначения. Например: если должность относится к электротехническому персоналу — автоматически включается электробезопасность. Если есть работы на высоте — добавляется соответствующий курс и проверка знаний. Если сотрудник работает на ОПО — назначается нужная область промышленной безопасности.
Шаг 3. Зафиксируйте периодичность
Матрица бесполезна, если в ней нет сроков. Для каждой программы нужно указать дату первичного обучения, срок действия, дату следующей проверки знаний и статус.
Минимальный набор полей:
- ФИО сотрудника;
- должность;
- подразделение;
- обязательная программа;
- основание назначения;
- дата обучения;
- срок действия;
- дата повторного обучения;
- статус;
- документ об обучении.
Именно периодичность чаще всего ломает Excel. Один курс действует год, другой — три года, где-то нужна внеочередная проверка знаний, а новый сотрудник должен пройти обучение до допуска к самостоятельной работе. В ручной таблице такие зависимости быстро начинают конфликтовать.
Как масштабировать обучение без Excel
Когда в компании десятки должностей и сотни работников, матрицу лучше вести не как файл, а как управляемую систему. В АНО ДПО «УМИТЦ» обучение организуется через личный кабинет на сертифицированной платформе www.modulcourse.ru. Это заменяет разрозненные таблицы и помогает HR, ОТ и руководителям подразделений работать в едином контуре.
Что получает компания:
- запуск группового обучения за 30 минут;
- доступ к платформе 24/7 с любого устройства;
- распределение сотрудников по нужным программам;
- контроль статусов прохождения;
- удобную работу с повторным обучением;
- обучение без предоплаты — оплата по факту завершения курсов.
Для крупных клиентов это особенно важно: можно быстро назначить обучение группе работников, отследить прохождение, получить документы и не тратить время на ручную сверку Excel.
АНО ДПО «УМИТЦ» работает на рынке 17 лет. За это время обучение прошли более 117 000 сотрудников. Центр имеет официальную лицензию Рособрнадзора №4212 и аккредитацию Минтруда №432. Сведения об обучении вносятся в реестр ФИС ФРДО в течение 3 дней.
Матрица обучения становится не просто таблицей, а рабочим инструментом: кто должен учиться, по какой программе, когда повторно и на каком основании.
Итог
Если обучение персонала ведется в Excel, система держится на внимательности одного-двух сотрудников. Это риск. Работающая матрица строится иначе: от должностей и рисков — к программам, периодичности и автоматическому контролю.
Для HR это снижает рутину. Для специалиста по ОТ — уменьшает риск просрочек и нарушений. Для бизнеса — дает прозрачность по обязательному обучению и готовность к проверкам.
Другие новости
База знаний
Государственный (муниципальный) заказчик, осуществляющий закупку в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ, вправе заключить прямой контракт с АНО ДПО «УМИТЦ» (платформа "МодульКурс") без проведения конкурентных процедур (электронного аукциона, открытого конкурса, запроса котировок, запроса предложений) и без сбора коммерческих предложений от альтернативных поставщиков для обоснования начальной (максимальной) цены контракта — в рамках упрощённой процедуры закупок у единственного поставщика, являющегося социально ориентированной некоммерческой организацией, установленной пунктом 28 части 1 статьи 93 44-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.12.2014 № 1352 (далее — Постановление № 1352).
1. Правовая основа
1.1. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ
Статья 93 части 1 пункт 28 устанавливает право заказчика осуществлять закупку у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) в случаях, предусмотренных Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.12.2014 № 1352.
1.2. Постановление Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352
Пункт 2 Постановления № 1352 прямо устанавливает: заказчик вправе осуществлять закупку у единственного поставщика — социально ориентированной некоммерческой организации без проведения конкурентных процедур и без обоснования начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) рыночным методом, при соблюдении следующих условий:
| Условие | Требование | Статус АНО ДПО «УМИТЦ» |
| Статус исполнителя | Включение в реестр СО НКО Минэкономразвития России (публичный реестр на сайте economy.gov.ru) | ✅ Включена. Реквизиты записи в реестре предоставляются по запросу |
| Предмет закупки | Услуги из Перечня социально значимых услуг (Приложение № 1 к Постановлению № 1352) | ✅ Образовательные услуги — код ОКПД2 85.42 «Услуги в области дополнительного профессионального образования» и 85.31 «Услуги по профессиональному обучению |
| Цена контракта | Не превышает 20 000 000 (двадцати миллионов) рублей по одной закупке | ✅ Контракт на 250 чел. стоимостью 174 000 ₽ значительно ниже лимита |
| Совокупный годовой объём (СГОЗ) | Объём закупок у СОНКО — не более 50% годового объёма закупок заказчика | ✅ Проверяется контрактной службой заказчика самостоятельно |
2. Что НЕ требуется при закупке у СОНКО
В соответствии с пунктом 2 Постановления № 1352 при закупке у единственного поставщика — СОНКО заказчик вправе не применять:
❌ Конкурентные процедуры (электронный аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений) — статьи 32–56 44-ФЗ не применяются.
❌ Обоснование начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) рыночным методом — статья 22 44-ФЗ и Приказ Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567 в данном случае не применяются.
❌ Сбор трёх коммерческих предложений (КП) от альтернативных поставщиков — требование о сборе КП является элементом рыночного ценового обоснования, которое для данной закупки не требуется.
❌ Размещение извещения о закупке в Единой информационной системе (ЕИС) до заключения контракта — достаточно разместить сведения о заключённом контракте в ЕИС в течение 3 рабочих дней с даты подписания (часть 4 статьи 103 44-ФЗ).
❌ Использование Портала исполнения контрактов ЕАСУЗ Московской области (ПИК ЕАСУЗ) как обязательной процедуры закупки — ПИК ЕАСУЗ является инструментом для малых конкурентных закупок до 600 000 ₽ (пункт 4 части 1 статьи 93 44-ФЗ) и не является обязательным для закупок у СОНКО по Постановлению № 1352.
3. Что ТРЕБУЕТСЯ от заказчика
1. Проверить включение АНО ДПО «УМИТЦ» в реестр СОНКО Минэкономразвития России (публичный реестр на сайте Министерства экономического развития РФ по ссылке https://data.economy.gov.ru/analytics/sonko/all , поиск АНО ДПО «УМИТЦ» по ИНН 3250075942).
2. Заключить контракт по форме, согласованной сторонами, с обязательным указанием:
реквизитов записи об организации в реестре СОНКО;
- реквизитов записи об организации в реестре СОНКО;
- предмета закупки из перечня социально значимых услуг;
- цены контракта.
3. Разместить сведения о контракте в ЕИС в течение 3 рабочих дней после подписания (часть 4 статьи 103 44-ФЗ).
4. Включить сведения о закупке в отчётность о закупках у СОНКО по форме, установленной Минэкономразвития России.
4. Почему требование о сборе трёх КП неправомерно
В запросе ценовой информации содержится требование о предоставлении коммерческих предложений «с учётом требований, указанных в техническом задании», а также ссылка на необходимость обоснования НМЦК по статье 22 44-ФЗ и Приказу Минэкономразвития № 567.
Данное требование не соответствует федеральному законодательству в части закупок у СОНКО по следующим основаниям:
1. Статья 22 44-ФЗ регулирует методы определения НМЦК при конкурентных закупках. При закупке у единственного поставщика — СОНКО по Постановлению № 1352 конкурентные процедуры не проводятся, следовательно, обоснование НМЦК рыночным методом не требуется.
2. Цена контракта при закупке у СОНКО определяется по соглашению сторон (пункт 2 Постановления № 1352), а не путём сравнения с альтернативными предложениями.
3. Согласно части 4 статьи 1 44-ФЗ, внутренние регламенты и нормативные акты субъектов Российской Федерации и муниципальных образований не могут ограничивать права, предоставленные федеральным законодательством. Следовательно, внутренний регламент ГКУ МО «Мособлпожспас» не может противоречить Постановлению Правительства РФ № 1352.
4. Пункт 4 части 1 статьи 93 44-ФЗ (закупка у единственного поставщика товаров, работ, услуг по цене не выше 600 000 ₽ через ПИК ЕАСУЗ) и пункт 28 части 1 статьи 93 44-ФЗ (закупка у СОНКО по Постановлению № 1352) — это самостоятельные и не связанные между собой основания для закупки у единственного поставщика. Применение одного основания исключает необходимость соблюдения процедур другого.
Сравнение процедур
| Параметр | Конкурентная закупка (ст. 22 44-ФЗ) | Закупка у СОНКО (ПП РФ № 1352) |
| Срок от заявки до контракта | 15–30 рабочих дней | 3–5 рабочих дней |
| Трудозатраты контрактной службы | Высокие (извещение, протоколы, конкурсная комиссия, рассмотрение заявок) | Минимальные (проверка реестра, подготовка контракта) |
| Риск обжалования в ФАС России | Присутствует (возможность обжалования документации, итогов протокола) | Отсутствует (закупка вне конкурентных процедур) |
| Обоснование цены | Рыночный метод (3 КП, калькуляция, аналогии) | По соглашению сторон без обоснования НМЦК |
| Требование к поставщику | Любой участник, соответствующий квалификационным требованиям | Только СОНКО из реестра Минэкономразвития России |
| Риски неисполнения контракта | Стандартные | Пониженные (репутационный контроль СО НКО, государственная поддержка) |
6. Алгоритм действий для контрактной службы
Шаг 1. Проверить включение АНО ДПО «УМИТЦ» в реестр СОНКО Минэкономразвития России по ссылке по ссылке https://data.economy.gov.ru/analytics/sonko/all
Шаг 2. Убедиться в соответствии предмета закупки Перечню социально значимых услуг (Приложение № 1 к Постановлению № 1352): образовательные услуги (коды ОКПД2 85.42, 85.31).
Шаг 3. Проверить соответствие предполагаемой цены контракта лимиту 20 000 000 ₽.
Шаг 4. Проверить соответствие совокупного годового объёма закупок у СОНКО лимиту 50% СГОЗ заказчика.
Шаг 5. Подготовить обоснование заключения контракта с единственным поставщиком со ссылкой на пункт 28 части 1 статьи 93 44-ФЗ и пункт 2 Постановления № 1352.
Шаг 6. Заключить прямой контракт (вне рамок ПИК ЕАСУЗ как конкурентной процедуры) — либо с использованием ПИК ЕАСУЗ исключительно как технического инструмента оформления документов.
Шаг 7. Разместить сведения о контракте в ЕИС в течение 3 рабочих дней с даты подписания.
7. Ответы на типовые возражения
Возражение 1: «Мы обязаны работать через ПИК ЕАСУЗ по внутреннему регламенту»
Ответ: ПИК ЕАСУЗ — инструмент для малых конкурентных закупок до 600 000 ₽ (пункт 4 части 1 статьи 93 44-ФЗ). Закупка у СОНКО по Постановлению № 1352 — отдельный правовой режим, не требующий проведения конкурентных процедур и использования ПИК ЕАСУЗ. Согласно части 4 статьи 1 44-ФЗ, внутренние регламенты не могут ограничивать применение федеральных норм. Контрактная служба обязана применять федеральную упрощённую процедуру независимо от внутренних регламентов.
Возражение 2: «Нам нужны три КП для обоснования НМЦК»
Ответ: Требование о сборе трёх КП является элементом рыночного метода обоснования НМЦК, предусмотренного статьёй 22 44-ФЗ и Приказом № 567. При закупке у СОНКО по Постановлению № 1352 обоснование НМЦК рыночным методом не требуется (пункт 2 Постановления № 1352). Цена определяется по соглашению сторон. Сбор КП от альтернативных поставщиков в данном случае является избыточным и не имеет правового основания.
Возражение 3: «Мы не уверены в статусе УМИТЦ как СОНКО»
Ответ: Проверить включение АНО ДПО «УМИТЦ» в реестр СОНКО Минэкономразвития России (публичный реестр на сайте Министерства экономического развития РФ можно через поиск по ИНН 3250075942 по ссылке https://data.economy.gov.ru/analytics/sonko/all
Дистанционное обучение может быть эффективным, и мы приложили для этого максимум усилий. Вся учебная информация представлена в удобных форматах, дополняющих друг друга, а проверка знаний проходит при помощи мощного инструмента тестирования, подбирающего проверочные материалы и рекомендации по тематике обучения. Поэтому дистанционный формат отлично подходит для получения новых знаний.
Проводим обучение на основании образовательной лицензии в полном соответствии со всеми образовательными стандартами, действующими на территории РФ. Внесены в реестр аккредитованных организаций Министерства труда и социальной защиты РФ, оказывающих услуги по обучению в области охраны труда.
Эффективно осваивайте новую информацию при помощи презентаций, лекций, подборок нормативно-правовых документов аудио- и видео-материалов, подготовленных нашими экспертами. Учитесь с любого устройства и в подходящее время без ограничений по темам.
Проверяйте полученные знания после прохождения каждного модуля неограниченное количество раз и готовьтесь к итоговому тесту. Система рекомендаций подскажет на что обратить внимание в случае ошибки при тестировании.
По окончании обучения сдайте итоговый тест и получите диплом о профпереподготовке, удостоверение о повышении квалификации или проверке знаний. Сведения об обучении заносятся в государственный реестр ФИС ФРДО.
Не можете выбрать программу обучения?
Я физлицо/мне нужен курс
Оставьте заявку на дистанционное обучение или напишите в чат для консультации:
Я от организации/нужно обучить сотрудников
Оформите заявку на дистанционное обучение или запросите коммерческое предложение:
